Ma Petite Entreprise en Chine

Mickael est chef d’équipe en Chine depuis plus de 2 ans, où il occupe ce rôle chez Bysoft. Il partage avec nous sa vision sur l’encadrement d’équipes chinoises.

Au début de mon expérience professionnelle en Chine, j’encadrais les développeurs chinois de mon équipe comme je l’aurais fait avec des développeurs français :  en définissant des spécifications et des contraintes au début du développement et en laissant l’employé définir la façon de procéder pour réaliser une tâche, sachant qu’il reviendrait vers moi en cas de question ou d’imprévu.
Cette méthode de management m’a amené à constater des problèmes récurant de qualité et de deadline non respectées sur mes projets. Du fait, des différences culturelles et de la langue de communication utilisée, les  spécifications du projet n’étaient pas totalement comprises par les membres de mon équipe. A ceci s’ajoutait, que les développeurs chinois ont beaucoup de difficulté à fournir une estimation correcte du temps requis pour accomplir une tâche.

La solution fut donc de m’impliquer beaucoup plus dans le suivi des développements, et de micromanager l’équipe. Le micro management consiste à détailler le contenu de chaque tâche et de faire un suivi très régulier de l’avancement de celles-ci. En cas de problème, cela permet de recadrer les employés d’une équipe en redéfinissant les priorités et en proposant des solutions alternatives aux problèmes rencontrés. Cette méthode de travail m’a ainsi permis d’avoir une meilleure visibilité sur l’avancement de mes projets.

Cependant le micromanagement a aussi des inconvénients. Je me suis en effet aperçu d’une baisse d’implication de leurs parts sur mes projets : ils accomplissaient leur tache sans vraiment faire preuve d’innovation. La raison en est que cette méthode restreint la liberté de champ d’action nécessaire pour analyser les problèmes rencontrés et fournir des solutions.
Donc le micro management est une bonne solution pour pouvoir suivre le planning et avoir un résultat de qualité dans les temps. Il est cependant nécessaire de veiller à une implication constante des membres de son équipe sur son projet.

Voici quelques pratiques utilisées à BysoftChina  pour impliquer les collaborateurs sur un projet:
- Faire une réunion de lancement afin de présenter l’ensemble du projet d’un point vue fonctionnel à l’ensemble de l’équipe
- Utiliser une langue commune (anglais) pour toutes les documentations techniques
- Communication régulière ce qui a été fait et ce qui reste à faire, afin de donner une vision à l’équipe sur l’ensemble du projet
- Responsabilisation progressive des membres de l’équipe en fonction du degré d’autonomie démontré

Gestion de production employé, micromanagement

Constatant des problèmes récurrents liés à la gestion de production, BysoftChina a mis en place des règles de conduite au travail communiquées de façon régulière à ses collaborateurs.

L’idée principale était de surmonter les différences culturelles entre les origines occidentales de notre groupe et  nos collaborateurs à majorités chinoises. Les difficultés managériales se scindaient en deux catégories principales :
-    Le manque de communication ;
-    Le manque de rigueur dans la qualité du travail.

Ci-dessous la liste des règles de conduite actuellement en vigueur dans notre groupe :

1. Si vous pensez ne pas pouvoir terminer votre travail dans les temps, notifiez votre responsable ;
2. Partagez vos connaissances et votre expérience avec vos collègues ;
3. Si vous ne parvenez pas à résoudre une tâche par vous même, demandez de l’aide à vos collègues;
4. Continuellement cherchez à améliorer votre façon de travailler : innovez ;
5. Si vous rencontrez un problème, trouver une solution- ne contournez pas le problème ;
6. Faite votre travail correctement dès le premier essai ;
7. Vérifiez les tâches effectuées afin de vous assurer de fournir un travail de qualité ;
8. L’anglais est notre langue commune, assurez-vous que votre communication est compréhensible ;
9. Vous appartenez à une organisation, pensez aux besoins  de vos collègues et de nos clients ;
10. Avertissez vos collègues 3 jours avant de prendre vos congés.

Depuis la mise en place de ces règles de conduite, il a été constaté une prise de conscience quant à la perception de nos collaborateurs par rapport à leur travail ainsi qu’à leur rôle essentiel dans notre organisation. La façon de communiquer ces règles est cependant le facteur clé de succès, les chefs d’équipes et le management ont donc un rôle essentiel car ils se doivent de rappeler lors de difficultés rencontrées dans la vie de l’entreprise que ces règles ne sont pas lettre morte.

Gestion de production communication, qualité, travail

Julien est responsable de la qualité chez BysoftChina depuis la mise en place de cette équipe. Il évoque dans cet article les problématiques liées à l’implémentation d’une telle équipe dans un pays comme la Chine, où les critères qualités ne sont pas les même qu’en France.

La Chine est un pays où la production de biens et de services est plus élevée qu’ailleurs. La production peu chère, massive et à un rythme élevé a cependant un revers : une qualité non assurée. Il est ainsi primordial d’implémenter une équipe qualité dédiée dans une entreprise en Chine (plus que dans d’autres pays), et ce quelque soit la taille de l’entreprise.

Mettre en place une équipe de ce type dans une entreprise étrangère nécessite d’avoir des ressources parlant la langue d’origine de l’entreprise, et ce pour plusieurs raisons. Les chinois sont productifs mais peu consciencieux de leur propre qualité. Par ailleurs, l’utilisation d’une autre langue que le chinois ou l’anglais dans les biens ou services à produire fait que l’emploi de ressources de même origine que l’entreprise est en effet nécessaire.

Lorsque l’équipe qualité est mise en place, un phénomène de régression peut être perçu : les employés, conscients de la présence d’éléments permettant de cibler les imperfections de leur travail, peuvent diminuer encore la qualité fournie en pensant se reposer sur l’équipe dédiée. Il est par conséquent absolument nécessaire de les informer et les sensibiliser sur le rôle de cette équipe : vérification du travail fourni mais en aucun cas passage en revu d’un produit ou service d’avance défectueux. Cela peut passer par des séances de démonstration quant au travail de cette équipe ou encore par la demande aux employés de remplir les critères de qualité attendus par l’entreprise avant de soumettre les fruits de leur travail à vérification.

L’équipe qualité étant centrale, il est fortement conseillé que les processus permettant son fonctionnement soient documentés afin que tous les employés puissent en être au courant, et ce notamment concernant le cycle de vie de la production globale avec les points de contrôle qualité associés.

Les processus de l’équipe qualité, tout en étant documentés, doivent être rigoureux, clairs et maintenus fréquemment. L’assurance d’une production soutenue passe obligatoirement par une évolution continue de l’ensemble des processus établis, notamment ceux liés à la qualité. Il est donc important au final que les membres de cette équipe passent régulièrement du temps à améliorer les processus et documentations internes, afin d’anticiper l’évolution même de cette équipe et celle de l’entreprise et des biens et services à produire.

BysoftChina, Gestion de production qualité

Laurent est chef d’équipe en Chine depuis près de 3 ans, où il occupe ce rôle chez Bysoft. Il partage avec nous sa vision sur les problématiques d’encadrement d’équipe inhérentes à la Chine.

Implication dans le processus de prise de décision.
Il est très difficile d’avoir des réunions participatives avec des équipes locales. En effet en Chine on retrouve un chef avec un pouvoir très fort qui bien souvent se contente de dicter ses ordres à ses subalternes, ceux-ci doivent les exécuter et il peut être mal perçu de contester ou poser des questions. Le fait, que le manager ne se pose pas en tant que leader absolu mais plutôt en tant qu’animateur de réunion devant aider à trouver une solution collégiale à appliquer, fut un peu surprenant et déroutant pour certains employés. Il faut donc dans un premier temps faire énormément d’efforts pour impliquer chacun dans ses réunions, et poser beaucoup de questions pour forcer gentiment tous les participants à donner leur avis.

La remontée d’information
Un autre problème inhérent à la culture du chef tout puissant comme on la retrouve en Chine est la remontée d’informations.
Il est difficile de savoir avec exactitude l’état d’avancement du projet, et par conséquent le management doit passer beaucoup de temps et discuter avec chacun afin d’apprécier ce qui a été fait, et ce qui ne l’a pas été.
Une conséquence plus grave est le fait que si l’ingénieur rencontre des problèmes techniques qu’il n’arrive à résoudre, il insistera mais ne rapportera jamais son incapacité à son supérieur. Quelle est la cause de ce comportement : honte, désinvolture, crainte du chef ? Au début le manager doit donc s’efforcer de changer ce comportement en demandant aux membres des équipes de production de le prévenir en permanence des difficultés rencontrées. Finalement à force de remontrances en cas de non remontée d’information, on obtient de bons résultats.

Un exemple banal de réussite dans la mise en place de ma méthode de communication fut qu’un ingénieur vienne me prévenir des difficultés rencontrées à cause d’un aspect technique. Une réunion informelle fut alors immédiatement organisée avec les autres membres de l’équipe. Après avoir introduit la finalité de celle-ci je laissais le soin à mon collègue d’expliquer la problématique, puis je me contentais d’arbitrer le débat. Le problème était rapidement résolu et mon équipe plus motivée que jamais.

Les limites
Un des problèmes majeurs pour le management est évidemment la barrière de la langue. Bien qu’un des critères de recrutement au sein de Bysoft soit la capacité à parler anglais, il est souvent plus facile pour les équipes d’argumenter techniquement entre eux en chinois. En effet, une des causes de leur timidité en réunion est le fait de ne pouvoir exprimer leur pensée en anglais. Il suffit donc de leur demander de basculer en chinois pour continuer un débat qui semble arrêté, ce qui rend difficile l’animation et l’orientation de la discussion par un chef d’équipe étranger.

BysoftChina, Gestion de production communication

Bien que la Chine soit un pays reconnu pour sa capacité productive, le reste du monde émet toujours des doutes quant à la qualité de sa production de bien et de service. Ainsi, pour une société comme BysoftChina qui a une volonté de se positionner sur le marché de l’offshore, il est essentiel d’afficher son professionnalisme pour se différencier de la concurrence. En dehors des réalisations passées et de la force d’avant-vente, il n’y a que les certifications qui permettent de prouver un savoir faire auprès de clients potentiels.

En tant que société de service, notre expertise passe avant tout par nos hommes qu’il nous paraît opportun de certifier dans leur champ d’expertise, ce qui permet de garantir un niveau de professionnalisme au niveau de nos collaborateurs.

Nous avons ainsi identifié 5 types de certification qui constituent le corps de notre expertise technologique :
-    Zend (langage de programmation PHP)
-    MySQL (base de données)
-    Flex (applications Internet riches)
-    eZ Publish (solution CMS)
-    Magento (solution e-commerce)

Nous poussons nos collaborateurs à se certifier par des mesures incitatives- en remboursant les frais inhérents au passage de certification et en offrant des bonus à nos collaborateurs qui ont passé leur certification avec succès. Egalement, nous fournissons des formations en interne afin de faciliter le passage de la certification souhaitée.

Cette politique de certification a déjà porté ses fruits, car nous somme la société ayant le plus de certifiés Zend PHP en Chine.

Nous avons ainsi défini comme objectif d’ici la fin de l’année 2009 d’avoir les deux tiers de nos ingénieurs certifiés sur leur technologie.

Il nous paraît également essentiel de montrer à nos clients que notre organisation les place au centre de ses préoccupations. Par conséquent nous avons choisi de nous orienter vers une certification en management de la qualité.

Notre organisation a opté pour une certification en ISO 9001, qui garantira que notre structure se focalise sur les besoins de ses clients et qu’elle est en perpétuelle amélioration. Egalement un des critères important qui nous a guidé vers cette certification est sa reconnaissance mondiale.

En terme d’objectif, nous planifions de redéfinir nos processus en symbiose avec la philosophie prônée par ISO 9001 et de les mettre en application d’ici la fin de l’année 2009. Ainsi nous ambitionnons de passer la certification ISO 9001 pour notre centre de production autour de la prochaine nouvelle année chinoise.

Commercial, Gestion de production certification