Ma Petite Entreprise en Chine

BysoftChina recrute régulièrement des VIE sur son site de Canton. Ce statut particulier permet aux entreprises européennes d’accueillir de jeunes diplômés (de 18 à 28 ans) de bon niveau tout en stabilisant leurs ressources. De plus ce type de contrat permet des avantages substantiels aux entreprises accueillantes.

Le statut VIE n’est pas uniquement accessible aux  entreprises basées en Chine, mais à  toutes les entreprises basées à l’international. Néanmoins la rémunération fixe proposée en Chine est particulièrement attrayante pour les candidats (environ 2000 euros net de salaire exonéré de l’impôt sur le revenu et des charges sociales, mais incluant la sécurité sociale), c’est en partie pour cette raison que la Chine est la deuxième destination au monde la plus demandée (derrière les Etats-Unis). Par conséquent, les entreprises ont un choix très important de candidats lorsqu’ils proposent un tel type de position.

La durée du contrat est fixée par l’entreprise, mais ne peut pas excéder deux ans. Les restrictions pour l’employé font qu’il est très difficile de rompre un contrat de type VIE : il est nécessaire de prévenir l’entreprise 3 mois à l’avance tout en justifiant d’une proposition d’embauche. Ainsi ce contrat permet à l’entreprise de stabiliser ses ressources par rapport à un contrat local chinois qui ne nécessite qu’ une période de préavis de un mois.

L’entreprise ne verse en plus du salaire net du VIE que les frais liés à la protection sociale qui s’élèvent à moins de 400 euros par mois. Le choix d’engager un VIE constitue donc une alternative nettement moins onéreuse pour l’entreprise qu’une expatriation à salaire net identique. De plus les entreprises accueillantes de VIE peuvent bénéficier d’un crédit d’impôt dont le plafond est de 40000 euros, ainsi que d’aides subventionnelles régionales qui offrent la prise en charge partielle du coût du VIE dans de nombreuses régions françaises.

Des informations complémentaires au statut VIE peuvent être trouvées sur les sites Internet suivant :
http://www.civiweb.com/
http://www.ubifrance.fr/formule-vie.html

Ressources Humaines contrat de travail, diplôme, impôt, recrutement, salaire

Constatant des problèmes récurrents liés à la gestion de production, BysoftChina a mis en place des règles de conduite au travail communiquées de façon régulière à ses collaborateurs.

L’idée principale était de surmonter les différences culturelles entre les origines occidentales de notre groupe et  nos collaborateurs à majorités chinoises. Les difficultés managériales se scindaient en deux catégories principales :
-    Le manque de communication ;
-    Le manque de rigueur dans la qualité du travail.

Ci-dessous la liste des règles de conduite actuellement en vigueur dans notre groupe :

1. Si vous pensez ne pas pouvoir terminer votre travail dans les temps, notifiez votre responsable ;
2. Partagez vos connaissances et votre expérience avec vos collègues ;
3. Si vous ne parvenez pas à résoudre une tâche par vous même, demandez de l’aide à vos collègues;
4. Continuellement cherchez à améliorer votre façon de travailler : innovez ;
5. Si vous rencontrez un problème, trouver une solution- ne contournez pas le problème ;
6. Faite votre travail correctement dès le premier essai ;
7. Vérifiez les tâches effectuées afin de vous assurer de fournir un travail de qualité ;
8. L’anglais est notre langue commune, assurez-vous que votre communication est compréhensible ;
9. Vous appartenez à une organisation, pensez aux besoins  de vos collègues et de nos clients ;
10. Avertissez vos collègues 3 jours avant de prendre vos congés.

Depuis la mise en place de ces règles de conduite, il a été constaté une prise de conscience quant à la perception de nos collaborateurs par rapport à leur travail ainsi qu’à leur rôle essentiel dans notre organisation. La façon de communiquer ces règles est cependant le facteur clé de succès, les chefs d’équipes et le management ont donc un rôle essentiel car ils se doivent de rappeler lors de difficultés rencontrées dans la vie de l’entreprise que ces règles ne sont pas lettre morte.

Gestion de production communication, qualité, travail

Julien est responsable de la qualité chez BysoftChina depuis la mise en place de cette équipe. Il évoque dans cet article les problématiques liées à l’implémentation d’une telle équipe dans un pays comme la Chine, où les critères qualités ne sont pas les même qu’en France.

La Chine est un pays où la production de biens et de services est plus élevée qu’ailleurs. La production peu chère, massive et à un rythme élevé a cependant un revers : une qualité non assurée. Il est ainsi primordial d’implémenter une équipe qualité dédiée dans une entreprise en Chine (plus que dans d’autres pays), et ce quelque soit la taille de l’entreprise.

Mettre en place une équipe de ce type dans une entreprise étrangère nécessite d’avoir des ressources parlant la langue d’origine de l’entreprise, et ce pour plusieurs raisons. Les chinois sont productifs mais peu consciencieux de leur propre qualité. Par ailleurs, l’utilisation d’une autre langue que le chinois ou l’anglais dans les biens ou services à produire fait que l’emploi de ressources de même origine que l’entreprise est en effet nécessaire.

Lorsque l’équipe qualité est mise en place, un phénomène de régression peut être perçu : les employés, conscients de la présence d’éléments permettant de cibler les imperfections de leur travail, peuvent diminuer encore la qualité fournie en pensant se reposer sur l’équipe dédiée. Il est par conséquent absolument nécessaire de les informer et les sensibiliser sur le rôle de cette équipe : vérification du travail fourni mais en aucun cas passage en revu d’un produit ou service d’avance défectueux. Cela peut passer par des séances de démonstration quant au travail de cette équipe ou encore par la demande aux employés de remplir les critères de qualité attendus par l’entreprise avant de soumettre les fruits de leur travail à vérification.

L’équipe qualité étant centrale, il est fortement conseillé que les processus permettant son fonctionnement soient documentés afin que tous les employés puissent en être au courant, et ce notamment concernant le cycle de vie de la production globale avec les points de contrôle qualité associés.

Les processus de l’équipe qualité, tout en étant documentés, doivent être rigoureux, clairs et maintenus fréquemment. L’assurance d’une production soutenue passe obligatoirement par une évolution continue de l’ensemble des processus établis, notamment ceux liés à la qualité. Il est donc important au final que les membres de cette équipe passent régulièrement du temps à améliorer les processus et documentations internes, afin d’anticiper l’évolution même de cette équipe et celle de l’entreprise et des biens et services à produire.

BysoftChina, Gestion de production qualité

La législation chinoise laisse une grande liberté aux entreprises dans la détermination de la structure du salaire de leurs employés. Ce libre choix permet à BysoftChina de mener une politique de ressources humaines en adéquation avec sa stratégie.

Salaire fixe
Tous les employés bénéficient d’un salaire fixe. Pour les employés dits productifs, nous avons décidé d’harmoniser la répartition entre salaire fixe et variable en maintenant comme base 80% du salaire correspond au salaire fixe, de manière à garantir un minimum en termes de salaire tout en conservant l’influence du variable dans la rémunération.

Salaire variable
Les employés concernés sont ceux pour qui le travail est directement lié à la réalisation de nos produits, ainsi nos collaborateurs occupant des positions liées aux ressources humaines, à la comptabilité, ou bien au marketing ne perçoivent pas de salaire variable.
Tous les deux mois une évaluation est faite pour chaque employé, qui va déterminer en fonction de la note attribuée le salaire variable pour les deux mois à venir.
Ce système d’évaluation permet également de fixer des objectifs à court-moyen termes qui seront revus  dans le cadre de l’évaluation conduite en fonction de la position occupée par le chef d’équipe ou par le directeur des opérations.

13ème mois
La majorité des entreprises en Chine font bénéficier leurs employés d’un 13ème mois. Néanmoins chez BysoftChina, nous faisons varier ce 13ème mois en fonction des contributions que l’employé a apporté à l’entreprise. Celles-ci ne sont pas directement liées à la fonction occupée, mais à tout ce qui est fait en extra : partage de connaissance, travail de recherche, ou participation à la vie de l’organisation.

Prime semestrielle
Il s’agit du versement d’une prime à une date fixe afin d’inciter nos collaborateurs clés à rester. Ce bonus peut représenter jusqu’à 15% du salaire annuel.

Prime de projet
En fonction de la satisfaction client, du budget du projet, du respect des contraintes temps et de la qualité du travail, des primes de projet sont alloués aux collaborateurs. Ce type de prime permet de motiver et de responsabiliser les employés sur leur travail.

Prime de certification
BysoftChina a désigné un certain nombre de certifications liées à nos technologies. Si un employé passe avec succès une certification, il se fera rembourser les frais d’inscription, et touchera une prime conséquente. Cette prime est une forte motivation pour l’employé à s’investir dans les domaines d’expertises qui sont les nôtres.

Prime de référencement
Un collaborateur se verra verser une prime si une personne qu’il a recommandé s’est fait engager et a passé avec succès sa période de probation. Cette prime dépend du l’expérience de la personne référencée, ce qui permet d’appuyer la politique de recrutement voulu par notre organisation.

Ressources Humaines salaire

Laurent est chef d’équipe en Chine depuis près de 3 ans, où il occupe ce rôle chez Bysoft. Il partage avec nous sa vision sur les problématiques d’encadrement d’équipe inhérentes à la Chine.

Implication dans le processus de prise de décision.
Il est très difficile d’avoir des réunions participatives avec des équipes locales. En effet en Chine on retrouve un chef avec un pouvoir très fort qui bien souvent se contente de dicter ses ordres à ses subalternes, ceux-ci doivent les exécuter et il peut être mal perçu de contester ou poser des questions. Le fait, que le manager ne se pose pas en tant que leader absolu mais plutôt en tant qu’animateur de réunion devant aider à trouver une solution collégiale à appliquer, fut un peu surprenant et déroutant pour certains employés. Il faut donc dans un premier temps faire énormément d’efforts pour impliquer chacun dans ses réunions, et poser beaucoup de questions pour forcer gentiment tous les participants à donner leur avis.

La remontée d’information
Un autre problème inhérent à la culture du chef tout puissant comme on la retrouve en Chine est la remontée d’informations.
Il est difficile de savoir avec exactitude l’état d’avancement du projet, et par conséquent le management doit passer beaucoup de temps et discuter avec chacun afin d’apprécier ce qui a été fait, et ce qui ne l’a pas été.
Une conséquence plus grave est le fait que si l’ingénieur rencontre des problèmes techniques qu’il n’arrive à résoudre, il insistera mais ne rapportera jamais son incapacité à son supérieur. Quelle est la cause de ce comportement : honte, désinvolture, crainte du chef ? Au début le manager doit donc s’efforcer de changer ce comportement en demandant aux membres des équipes de production de le prévenir en permanence des difficultés rencontrées. Finalement à force de remontrances en cas de non remontée d’information, on obtient de bons résultats.

Un exemple banal de réussite dans la mise en place de ma méthode de communication fut qu’un ingénieur vienne me prévenir des difficultés rencontrées à cause d’un aspect technique. Une réunion informelle fut alors immédiatement organisée avec les autres membres de l’équipe. Après avoir introduit la finalité de celle-ci je laissais le soin à mon collègue d’expliquer la problématique, puis je me contentais d’arbitrer le débat. Le problème était rapidement résolu et mon équipe plus motivée que jamais.

Les limites
Un des problèmes majeurs pour le management est évidemment la barrière de la langue. Bien qu’un des critères de recrutement au sein de Bysoft soit la capacité à parler anglais, il est souvent plus facile pour les équipes d’argumenter techniquement entre eux en chinois. En effet, une des causes de leur timidité en réunion est le fait de ne pouvoir exprimer leur pensée en anglais. Il suffit donc de leur demander de basculer en chinois pour continuer un débat qui semble arrêté, ce qui rend difficile l’animation et l’orientation de la discussion par un chef d’équipe étranger.

BysoftChina, Gestion de production communication